3 tips om succesvol aan de slag te gaan!

Gefeliciteerd! U heeft zojuist een gebruikersaccount aangemaakt op het platform van Business Involved. Met dit gebruikersaccount kunt u nu een (bedrijfs)organisatiepagina aanmaken. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een organisatie account kunt aanmaken. Belangrijk is dat je bij het aanmaken van een organisatie kiest voor "bedrijf" als type organisatie. De organisatiepagina is het vrijwilligersportaal van uw bedrijf op het platform. Daarom worden deze twee termen in dit artikel door elkaar gebruikt.

✅ Heb je een melding ontvangen dat je organisatie is geaccepteerd op het platform? 

Dan is het tijd om te leren hoe u het meeste uit uw bereik, netwerk en het platform kunt halen. Om ervoor te zorgen dat jouw organisatiepagina een succes wordt onder collega's en potentiële vrijwilligers, raden we aan om met het platform te blijven werken en de berichten te optimaliseren voor jouw doelgroep. Met de in dit artikel besproken tips en tools til je jouw organisatiepagina naar een hoger niveau! 

Voor:

Na:

1. Stel je organisatieinstellingen goed in!

Natuurlijk wil je dat jouw organisatiepagina er zo mooi mogelijk uitziet! Het moet duidelijk zijn voor zowel de leden van je organisatie als de potentiëke vrijwilligers wat jouw organisatie doet. Dit kan ingesteld worden in de organisatieinstellingen. Het instellingenmenu bestaat uit verschillende tabbladen: Pagina-informatie, Privacy, Aanpassen, en Embed. Dit artikel zal alleen ingaan op de tabbladen Pagina-informatie, Aanpassen en Embed, aangezien deze een groot verschil kunnen maken in het succesvol maken van jouw organisatiepagina. In de volgende secties worden de tabbladen kort besproken met bijbehorende tips en tricks. Bekijk deze video om te zien hoe je navigeert naar en tussen de tabbladen.

Pagina-informatie

In het tabblad Pagina-informatie vindt je alle informatie die je hebt ingevuld bij het aanmaken van je organistaie op het platform, evenals een aantal extra opties. De secties gemarkeerd met een rode asterisk (*) zijn verplicht, maar probeer altijd zo veel mogelijk in te vullen!

Een belangrijk onderdeel in het pagina-informatie tabblad is

Extra informatie voor leden toevoegen. Zodra leden toegevoegd worden aan je organisatie is het belangrijk dat ze meteen weten wat ze kunnen verwachten op de organisatiepagina. Je kan bijvoorbeeld een leuke introductietekst schrijven waarin je de nieuwe leden verwelkomt, of meer informatie geven over je organisatie (die mogelijk privé kan zijn!). De informatie kan worden opgemaakt met andere lettergroottes, kleuren, videos, links, en afbeeldingen. Gebruik deze feature om je leden te belonen voor hun aanmelding!

Een andere belangrijke feature is de Omslagfoto. Veel organisaties vergeten om een omslagfoto te uploaden, wat ervoor zorgt dat een kenmerkende feature soms totaal gemist wordt. Dit onderdeel is belangrijk, want de omslagfoto is de standaardafbeelding die je gebruikt wanneer je een vacature plaatst! Daarnaast is het ook het eerste wat bezoekers van je organisatiepagina zien! We raden daarom aan om hier toch evne tijd aan te spenderen. Als je toevallig op zoek bent naar creatieve tools hebben we onze favorieten toegevoegd aan het einde van het artikel! In dit artikel laten we zien hoe je de omslagfoto aanpast.

Algemene Tips:

• Zorg ervoor dat je informatie up-to-date is: als het adres van je organisatie verandert, vergeet dan niet om deze informatie in je profiel aan te passen. ✏️
• Wees zo volledig mogelijk op je organisatiepagina. Hoewel sommige opties niet verplicht zijn, is het zeer aan te raden om deze opties wel in te vullen, omdat dit je vindbaarheid op het platform vergroot. Ook geeft het meer en bovenal betere exposure aan je organisatie! Win-win dus! 👊
• Neem de tijd om de best passende Sustainable Development Goals/Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SDG's) en Categorieën voor jouw organisatie te vinden. Deze variabelen worden door gebruikers gebruikt om organisaties en vacatures te vinden, dus zorg ervoor dat deze variabelen echt passen bij de doelen en missie van jouw organisatie. Als je meer inspiratie nodig hebt over SDG's en hoe jouw organisatie kan bijdragen, bekijk dan gerust de inzichten en opname van Deedmob's inspiratiesessie met Sandra Pellegrom, de Nationale Coördinator Duurzame Ontwikkelingsdoelen! 🌍

Aanpassen

In het tabblad Aanpassen zijn er vijf verschillende aanpasbare opties. Dit zijn de belangrijkste mogelijkheden waarmee je je vrijwilligersportaal kunt aanpassen! 

De eerste optie is Aanbevolen mogelijkheden. Als deze optie is aangevinkt, kun je collega's een aantal mogelijkheden aanbevelen. Dit kunnen je eigen mogelijkheden zijn, maar ook van andere maatschappelijke organisaties. Aanbevolen mogelijkheden krijgen een prominente plaats in je vrijwilligersportaal, zodat je een idee krijgt van wat je collega's en de gemeenschap belangrijk vinden. Het is van cruciaal belang dat je collega's zich aansluiten bij deze aanbevolen mogelijkheden en je impactdoel bereiken! Om deze aanbevelingen goed te krijgen, kun je door de beschikbare mogelijkheden bladeren, contact opnemen met het Business Involved team, of onze vrijwilligersquiz doen om jouw voorkeuren voor vrijwilligerswerk en die van je collega's te achterhalen.

Deze video laat zien hoe je aanbevolen mogelijkheden toevoegt: https://www.loom.com/share/dca030eddf284a33ac5be8e29c8474c5

De tweede optie is Teams. Teams zijn een geweldige oplossing voor organisaties als je organisatie verschillende onderdelen, teams, of doelen heeft. Als organisatiebeheerder geef je de teams de mogelijkheid om hun eigen organisatie te beheren, wat betekent dat ze vacatures, activiteiten, workshops en evenementen kunnen toevoegen zonder dat ze de hele organisatie hoeven te beheren. Dit maakt je organisatie beter bestuurbaar, vermindert het aantal mensen dat betrokken is bij het beheer van de volledige organisatie, en geeft tegelijkertijd meer autonomie aan de teams. Teams kunnen ook worden gebruikt om werkgroepen en verschillende evenementen te creëren. Stel bijvoorbeeld dat je een Beach Clean-up wil organiseren, en dat een speciale werkgroep zich daarmee bezighoudt. De teams functionaliteit geeft deze werkgroep de autonomie en de mogelijkheid om dit project eigen te maken op het platform! Dit artikel beschrijft meer over teams!

De derde optie is Leden kunnen zelf activiteiten maken. Wil je alle leden de autonomie geven om activiteiten te plaatsen namens jouw organisatie? Activeer deze optie en je organisatie wordt volledig community-driven! Dit kan wel risico’s hebben voor je organisatie, anagezien dit je je activiteiten ietwat ongemodereerd kan laten. Daarom raden we aan deze te combineren met de volgende slider (Private mogelijkheden aanmaken), wanneer je alleen privéactiviteiten wil gebruiken voor je organistie (interne activiteiten).

De vierde optie is Private Mogelijkheden. Hiermee kunt u private mogelijkheden organiseren, die alleen zichtbaar zijn voor leden van de organisatie. Je kunt deze optie gebruiken om evenementen te organiseren die alleen voor leden zijn, zoals borrels of bijeenkomsten, of bijvoorbeeld voor kansen voor alleen je eigen pool van leden. Denk bijvoorbeeld aan fondsenwervende evenementen, eigen initiatieven, of het inzamelen van materialen zoals laptops, knuffels of andere zaken.

De laatste optie is het Impact Goal. Het impact goal refereert naar het aantal uur dat je wil vrijwilligen als organisatie. Dit impact goal vind je terug aan de bovenkant van je organisatiepagina en is een grote stimulus voor alle leden van je organisatie, omdat je open bent welke impact je wil maken en hoe dichtbij je bent bij dit doel. Hoe meer, hoe beter, maar blijf realistisch! Het is niet realistisch voor een eenpersoonsorganisatie om 10.000 impacturen te maken, dus verander je impact goal naarmate je groeit en werk samen om dit doel te bereiken! 🎯

Embed

Tot slot, je kan je mogelijkheden embedden op andere websites buiten het platform om. Dit kan je eigen website, maar ook een gerelateerde website zijn, waarvoor je de betreffende web admin moet contacteren. Het mbedden van mogelijkheden op andere websites is erg makkelijk en een mooie toevoeging voor extra zichtbaarheid. Zo kan je bijvoorbeeld ook je mogelijkheden promoten op je eigen intranet. Dit artikel legt uit hoe dit te doen.

2. Nodig je leden/collega's uit voor je vrijwilligersportaal en mogelijkheden

We hebben net vastgesteld dat het aanpassen van je organisatieprofiel een lange weg kan gaan voor je organisatie om leden aan te trekken. Hoe meer mensen zich bij uw organisatie aansluiten en vrijwilligerswerk doen, hoe sneller u uw impactdoel bereikt! 🚀 

Dit betekent dat u uw collega's wilt uitnodigen voor uw vrijwilligersportaal. Vrijwilligerswerk is zoveel leuker als je dit als groep doet! Er zijn meerdere manieren waarop je mensen kunt toevoegen aan je organisatie. Dit artikel legt uit hoe!

Pro tip #1: gebruik de Laat mensen lid worden met een speciale link om een snelkoppeling te maken in uw intranet, als knop op uw werknemersportaal, of in een nieuwsbrief om werknemers automatisch lid te laten worden van uw organisatie bij registratie! Bekijk deze video over het genereren van deze link:

Pro tip #2: gebruik het interne berichtensysteem om collega's in bulk uit te nodigen voor interessante mogelijkheden. Zie deze video over hoe je dat doet: 

Pro tip #3: gebruik dezelfde URL die je in die e-mail stuurt om collega's uit te nodigen via Slack, WhatsApp of andere portalen!

3. Wees niet bang om hulp te vragen

Deze tip is een van de beste tips diie we kunnen geven. Je kan altijd om hulp vragen van andere bedrijven, maar ook van het Business Involved team. We willen je helpen om het maximale uit je vrijwilligersportaal te halen om jouw bedrijf te helpen impact te maken, meten, en visualiseren.

Je vragen kunnen al beantwoord zijn op onze dedicated company of company volunteer pagina's, dus kijk daar eerst! Anders kan je onze contactinformatie vinden op de contact pagina. Tot slot nog wat laatste tips!

• We hebben een vrijwilligersquiz gemaakt om het makkelijk voor jou en je collega's te maken welke vrijwilligersactiviteiten bij jou passen. Ontdek welke vrijwilliger je bent in minder dan een minuut met onze vrijwilligersquiz.
• Onze tech partner Deedmob heeft een helpdesk gevuld met gratis artikelen die je verder kunnen helpen. Neem gerust een kijkje in de helpdesk voor tips en trucs, en verbeter uw ervaring!
• Bekijk ons laatste nieuws om up to date te blijven en laat je inspireren door dit artkel over hoe Wipro betrokken is bij het platform. Bekijk ook hoe corporate volunteering een grote toegevoegde waarde heeft voor maatshcappelijke organisaties en bedrijven in de laatste 6 maanden via Business Involved in dit artikel!

Onze favoriete websites voor creatievelingen (en niet-creatievelingen!)

Zoals beloofd: onze favoriete online tools om je Activiteiten en Organisatiepagina er professioneel uit te laten zien. Hier zijn een aantal (gratis) websites die je meteen op weg helpen:

• Voor gratis stockphotos, Unsplash en Pexels
• Voor designs, Canva
• Gebruik je liever je eigen afbeeldingen? Breng een goede camera naar je volgende event (of gebruik je telefoon!)
• Maak een eigen activiteit aan op volunteer.deedmob.com, of je lokale vrijwilligersplatform, om creatievelingen te vinden die je organisatie willen helpen (denk aan social media experts, fotografen, websitebouwers)
• Tot slot, om GIFs toe te voegen aan je beschrijving, gebruik Giphy!